Optimización de procesos contables y de tesorería mediante auditoría y digitalización en el IESTP Misioneros Monfortianos (2016-2024)

Abstract

El presente estudio describe la experiencia desarrollada en el IESTP Misioneros Monfortianos, donde se identificó como problema principal la debilidad en el control de la recaudación y el registro de pagos en el área de Tesorería. Durante varios años, los cobros se realizaban de forma manual y presencial, mediante el uso de efectivo y recibos físicos, lo que generó riesgos de adulteración de montos, duplicidad de comprobantes, uso de documentos falsificados y falta de trazabilidad en los ingresos institucionales. Esta situación afectó la transparencia administrativa, la seguridad de los recursos y la confianza de los estudiantes y de la comunidad educativa. Frente a esta problemática, se implementó como solución la bancarización de los pagos a través del Banco de la Nación, evitando el manejo directo de efectivo dentro del instituto. Asimismo, se incorporó el uso de una intranet institucional para que los estudiantes registren sus vouchers de pago, permitiendo su validación digital y la emisión de comprobantes con mayor rapidez y seguridad. Esta medida se complementó con acciones de control interno, revisión documental, conciliaciones bancarias y seguimiento de ingresos, logrando fortalecer la trazabilidad y el orden en la gestión administrativa. Los resultados evidencian que la transición de un sistema manual a uno bancarizado y digital contribuyó a reducir irregularidades, mejorar la transparencia y optimizar los procesos de recaudación. En conclusión, la experiencia demuestra la importancia de contar con controles internos adecuados, personal capacitado y herramientas tecnológicas que aseguren una administración eficiente, confiable y alineada con las necesidades institucionales.